二级管理体制下怎样做好系部教学秘书工作的思考

二级管理体制下怎样做好系部教学秘书工作的思考

摘要：文章就二级管理体制下，教学管理工作重心下移带来的一些新问题，对系部教学秘书的工作提出了新的要求，文章结合工作实践就怎么做好系部教学秘书工作进行了一些探讨。

关键词：二级管理；教学秘书；教学管理

为了提高高校工作效率，发挥系部工作积极性、主动性、创造性。许多高校纷纷采取二级管理体制，即系部在学院的指导下独立开展各项工作。其中各项管理工作围绕教学管理这个中心展开。实施二级管理体制的高校一般在系部设立了教学秘书一职，系部教学秘书在教学管理中起着沟通学院教务处和系部教研室的桥梁作用。教学秘书工作基本职责包括教学管理、学籍管理、辅助决策、信息沟通与协调等。二级管理体制下，工作重心的下移及权力下放，给系部教学秘书工作带来了一些新问题；提出了一些新的要求和挑战。以下就这些问题进行探讨：

一、二级管理体制下教学秘书工作面临的新问题

1．工作量增加。二级管理体制下，工作重心下移及权力下放，给系部带来的必然是总的工作量增加。系部为了提高工作效率和效益，一般会在人员配置上尽量精简，不会轻易增加工作人员，特别是行政人员；通常采取一人身兼数职或普通教师兼职的做法。教学秘书常常会兼职一些系部的各项工作职责，如行政秘书、学工秘书等职责。这样，教学秘书工作量大大增加。

2．工作难度提高。二级管理体制下，系部教学秘书工作难度加大。一方面是由于教学秘书的教学管理工作较原来的作为接受教务处和系部领导指令的偏执行任务角色向系部独立开展工作后偏管理角色转变；另一方面是系部独立开展工作后，教学秘书作为系部领导的参谋功能更加凸显，对教学秘书的素质要求更高。

3．需处理的信息量增大。系部教学秘书即是一名接受领导任务指令的执行者，又是一名基层教学管理工作的管理者；同样还是系部广大教师和学生的服务者。二级管理体制下，伴随着系部工作范围拓宽、职责权限的扩大。在原有的组织结构下，系部教学秘书承担更多的任务，掌握更多相关信息。如何把这些相关信息更快、更好的传达到决策者、广大教师、学生及相关部门，对于系部教学秘书来说，是一个亟需面临的新问题。

4．制度化、规范化建设。二级管理体制下，系部面临的最大问题之一就是制度化、规范化建设。原有管理体制下，学院规章制度是系部管理的依据，是权力责任划分的重要体现，是权力分配的制度化表现；二级管理实施后，系部亟需重新建立一套新的管理规章制度以规范各项工作，并进行新的责任权力划分，且以制度化的形式呈现。系部制度化、规范化建设包括各项相关规章制度的制订、修改、执行等。系部教学秘书作为系部领导的重要助手，是系部制度化、规范化建设的重要参与者。需要教学秘书做大量的调研工作和信息收集，以供领导决策。

5．新体制下的文化重构。管理体制的变化会引起文化变化；反过来，文化对管理体制的效率、效果产生一定作用。良好的文化氛围对新体制有促进作用；反之，起抑制、抵制作用。二级管理体制的实质是增强系部活力和灵活性。责任权力下放，工作重心下移后，系部权利责任范围更广更大。提高效率和效益是我们的初衷，但是市场化、功利化的负面影响随之而来。在这样的环境下，相应的文化环境也会悄然变化。如何保持良好的教书育人的文化氛围；发挥全体教职员工工作积极性、主动性、创造性；创造一种良好和谐的人际关系。作为信息沟通的重要中枢，系部教学秘书担当着新体制下文化重构的重要角色。如何宣扬正确办学方针、教育理念、舆论导向也是系部教学秘书需要思考的问题。

二、二级管理体制下怎样做好教学秘书工作的几点思考

教学秘书的工作性质决定了其工作特点是工作琐碎，工作量大，需要处理的突发事件比较多，在协调沟通方面需要做大量工作等。如何在二级管理体制下，在教学秘书工作面临诸多挑战的情况下把教学秘书工作做好呢？以下是笔者结合自身工作实践的一些看法：

1．突出计划性。教学秘书工作围绕教学管理展开，教学管理工作必须遵循科学规律的，同时也要遵守学校的的管理规章制度。教学秘书提高工作效率的一个方法就是根据管理规定提前计划安排。如每天、每周、每月、每学期固定时间要做的事情；每学期、每学年固定时间要做的事情等提前做好计划安排。准备好相应的教学管理文件、印制好相应的表格、准备好需要的数据等等。这样有利于把一些程序性、事务性的工作处理好，提高效率。

2．分清主次和轻重缓急。教学秘书工作的特点之一就是事情多而琐碎，同时需要处理多个事情。这种情况下，必须做到分清主次和轻重缓急。先处理紧急和重要的事情，其他事情可以先记录下来，稍后处理。否则就会出现又忙又乱的，没有头绪的情况。做到分清主次和轻重缓急是教学秘书必备的一项素质。

3．熟悉相应的规章制度和管理信息系统。提高教学秘书工作效率的很重要的一条就是要熟悉关于教学管理等方面的规章制度。做到遇到相应的事件能及时、正确的按规章制度办事。而不是自己无所适从，到处打听、请示如何处理。

另一方面要熟悉使用教学管理信息系统，以便及时获取相关的教学管理信息和数据。而不必等人工缓慢处理。通过管理系统也是提高工作效率的重要便捷途径。

4．分清责任、合理分工。管理的精髓在于分工合作，责、权、力的统一。教学秘书工作也一样。也需要进行工作上的合理分工，责、权、力的统一和划分。一方面通过制度进行规范，一方面教学秘书本人也要加强这种意识，做到分清责任、合理分工。特别是学院教务处与系部教学秘书的分工；教学秘书与教研室的分工。

5．发挥创造性、做好参谋。在二级管理体制下，系部教学秘书作为系部领导的左膀右臂，在制度建设、文化建设、系部发展规划等方面，系部教学秘书担当着重要的沟通协调、参谋的角色。其沟通协调以及参谋的功能凸显。这需要教学秘书一方面收集各种供决策用的信息；另一方面也需要其发挥自己的创造性。而收集多种信息和发挥创造性的基础就是多听取教室们的民主意见；向其他先进的学校、部门借鉴学习。然后通过交流沟通把好的意见提供给领导，以供决策需要。

总之，要做好系部教学秘书工作不是一件容易的事情，二级管理体制下对教学秘书工作提出了诸多难题，做好教学秘书工作的关键就是多途径提高自身素质，提高工作效率。其中提高自身素质的有多条途径，可以通过向老教师经验学习，学习管理经验，提高业务水平；也可以通过自己学习教学规律、专业知识方面的理论学习；还可以通过科学研究提高自己的管理水平；通过对自己工作的反思也可以改进工作。

参考文献

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[2]邹涓．高校系教学秘书工作的特点与秘书的综合能力初探[J]．南通工学院学报（社会科学版），2004，(1)．

[3]毕灵敏．地方高校教学秘书队伍建设的现状与理性思考[J]．科学教育论坛，2005，(9).