工程档案资料管理制度 编号：A5－08－ZD－01 版号：V1.0 工程档案资料管理制度 编制 审核 批准 日期 日期 日期 2011-01-05 制 度 摘 要 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 第 1 页 共 5 页 工程档案资料管理制度 编号：A5－08－ZD－01 版号：V1.0 1. 公司工程档案资料管理制度总则 根据有关规定，结合公司实际情况，为确保工程档案资料入档的及时、准确及完整性，并保证工程档案资料调阅的安全、方便与快捷，充分发挥档案资料在项目开发、使用管理中的作用，特制定本管理制度。 2. 公司工程档案资料管理制度适用范围 (1) 凡属“归档范围”的文件资料(包括相关证书、报告及竣工资料、图纸等)的管理均适用于本制度。 (2) 本管理制度也适用于“归档范围”的文件资料有关的相关部门，各相关部门均应遵守本制度。 3. 公司工程档案资料管理制度说明 (1) 本管理制度若与公司有关保密制度、规定相冲突，则按公司保密制度执行，并做好相应档案资料流失的防护工作。 (2) 凡属公司范围内而不在此列的档案及相关资料，由相关部门自行制定归档办法及实施细则，并自行进行管理。 (3) 凡公司工作人员调离岗位前必须做好属于工程归档范围资料的移交工作，按照第四项第3条档案的存/阅程序办理资料存档工作，档案资料管理部门确认档案资料正常移交完成后方可办理调动手续。 (4) 凡公司工作人员离职前，必须根据本人对档案的调阅情况，对需归还的资料进行归还，并在档案管理部门进行相关手续办理，以确保资料不被遗失，若未按此程序办理相关手续而造成资料的遗失，其所在部门应承担相应责任。 (5) 所有进行存/阅档案资料的人员对资料保密性负责。 4. 公司档案资料管理制度实施细则 4.1 档案名称及密级（发展计划标准版档案） 序号 文件名称 版本 原件 原件 原件 原件 原件 密级 B B B B B 经办部门 设计管理部 设计管理部 工程管理部 工程管理部 发展部 档案主管部门 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 27 岩土工程勘察报告 28 地震安全性评价报告 47 环境影响报告书及审查意见 48 人防报建批准文件（市区项目） 49 项目开发手册 第 2 页 共 5 页 50 放线通知书 110 防雷设施设计审核意见书 111 工程档案资料管理制度 编号：A5－08－ZD－01 版号：V1.0 发展部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 项目部 项目部 项目部 项目部 项目部 项目部 项目部 项目部 项目部 工程管理部 项目部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 /资金管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 原件 原件 原件 原件 B B B B B C C C C C B B B B B B B B B B 深基坑支护设计方案专家论证审查意见书 113 消防设计审核意见书 114 建设工程施工合同及保函备案表 原件 132 圆锥动力触探试验检测报告 132 单桩竖向抗压静载试验检测报告 132 地基土载荷试验检测报告 132 基桩高应变法检测报告 132 基桩反射波法检测报告 188 防雷设施合格证及防雷设施检测报告书 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 原件 189 燃气工程竣工验收备案证书 190 白蚁防治工程竣工验收证明及施工记录表 191 乘客电梯验收检验报告 194 工程质量监督报告 195 消防验收合格意见书 197 环境保护验收申请表及环保验收意见 原件 198 施工安全评价书 199 人民防空工程专项竣工验收备案表（市区项目） 原件 原件 原件 200 竣工验收备案证书 4.2 档案名称及密级（部门存档文件） 第 3 页 共 5 页 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 文件名称 室内环境质量检测报告 沉降观测报告 竣工验收备案表 工程竣工验收报告 工程监督登记表 商品房预售申报表 工程档案资料管理制度 编号：A5－08－ZD－01 版号：V1.0 经办部门 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 档案主管部门 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 工程管理部 版本 原件 原件 原件 原件 原件 原件 密级 B B B B B B B C C C 三期商业1-6、住宅1-23#楼盘（栋）原件 地址明细表 竣工图纸 竣工验收资料 原件 原件 原件 10 向档案管资料移交证明书 注：竣工图纸、竣工验收资料各要求存档三套（原件一套、复印件两套），其中工程管理部存档一套、移交物业公司存档一套，以上两套均为复印件，原件资料由施工单位自行向东莞档案管移交，交接完毕后施工单位务必向东莞档案管取得资料移交证明书原件一份并交由我部存档。 4.3 归档时间要求 凡属“归档范围”的资料，在相关部门办理完成或整理完善后，于一周内必须归档于档案管理部门，特别重要的文件及资料应在两个工作日内进行存档。 公司档案保存期限分永久、长期和短期三种。其中永久的时间在50年以上，长期为16年至50年之间，短期为15年以下。 4.4 档案的存/阅 (1) 需存/阅到档案室的资料，存/阅人必须填写《档案存/阅申请表》，对调阅文件必须注明是否归还，经存/阅人部门经理、主管总经理及档案主管部门经理批准后方可存/阅。 (2) 存档时，档案管理人员根据已批准的《档案存/阅申请表》，对存入文件进行仔细核对：档案名称、内容、版本（原件或复印件）、有效期、份数等，保证实际档案资料与《档案存/阅申请表》一致。 第 4 页 共 5 页 工程档案资料管理制度 编号：A5－08－ZD－01 版号：V1.0 (3) 借阅档案原件，借阅人在《档案存/阅申请表》中必须注明是否归还及预计的归还时间，若在预计的归还时间内因客观原因而无法归还，则应向档案管理员办理续借手续。 (4) 借阅档案时，档案管理人员应根据已批准的《档案存/阅申请表》，及时、准确地将相关档案资料调出提供给借阅人员；借阅人拿到档案后，须在工程档案文件签收本上签字确认。 (5) 档案管理人员及时记录档案调阅情况，完成对《档案存/阅申请表》的归档保存，尤其是对不再归还的资料需特别标注，对需要归还的资料，要及时督促归还。 (6) 档案归还时，及时注销记录，对档案按其目录位置存放。 (7) 对新存档的资料及时编号、记录、存入。 4.5 档案的立卷、归档方式及要求 (1) 必须保留原件的档案，则原件立卷、编目录后按位置归档。 (2) 原件须保存在相关部门的，则应将复印件归档，并注明原件去向。 (3) 档案管理结合电脑进行动态管理，档案编号字迹要工整、清晰。 (4) 档案必须摆放整齐，档案柜编号醒目易懂。 4.6 档案的销毁 (1) 档案超出保存期限或失去归档和存查价值时，可以申请进行销毁。 (2) 凡需销毁的档案必须先由档案管理员列出清单，由部门经理、主管副/总经理审批后，方可进行销毁，销毁资料清单须予以保存。 (3) 档案销毁由两人监销，保证不丢失、不漏销。 5. 公司档案资料管理制度的修订原则 根据公司发展及相关部门职能的变化等情况，本管理制度会随之进行修订和完善，以确保档案资料管理制度与公司发展相适应。 第 5 页 共 5 页