浅谈大数据时代的企业档案管理

浅谈大数据时代的企业档案管理

作者：李姝枚

来源：《卷宗》2016年第01期

摘 要：大数据时代是信息社会发展的必然结果。在大数据时代的档案管理工作重点在于实现档案信息资源的安全利用，使用数据，基于数据，通过专业化的处理，充分发挥档案信息资源的作用，使企业的决策更加趋于科学化、合理化，有利于企业的发展，为企业产生价值。 关键词：大数据；企业档案；挑战；机遇

大数据开启了一次重大的时代转型，就像望远镜让我们能够感受宇宙，显微镜让我们能够观测微生物一样，早已在推动人类管理准则的重新思考。大数据的前提是海量的数据，只有拥有巨量的数据资源，使用数据，基于数据，通过专业化的处理，充分发挥数据资源的作用，使企业的决策更加趋于科学化、合理化，有利于企业的发展，为企业产生价值。 1 什么是大数据

百度百科是这样定义的：大数据（big data），或称巨量资料，指的是所涉及的资料量规模巨大到无法透过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业经营决策更积极目的的资讯。大数据的4V特点：Volume、Velocity、Variety、Veracity。 当一波又一波的IT技术热潮源源不断地向铺面而来的时候，我们甚至都没有做好准备就要开始迎接它带来的影响了。大数据给我们带来的影响在于通过大数据的应用，为我们的生活起一个保驾护航的指向标。大数据所带来的商机，会衍生出一系列与大数据相关的机遇与管理模式，数据的潜在价值会源源不断地发挥作用，专门的数据收集，数据分析，数据生成，数据管理等一系列数据产业链将雨后春笋般的涌现。 2 大数据时代下的企业

大数据（BIG DATA）是继云计算、物联网之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。大数据对国家的治理模式、对企业的业务模式、组织和业务流程、对个人生活都将产生巨大的影响。整个世界步入了大数据时代，这给档案管理工作带来了翻天覆地的变化。 1.大数据就是企业竞争力

大数据四个“V”字开头的特征：即Volume（体量）、Variety（种类）、Value（价值）、Velocity（速度）。一是数据体量巨大，全球在2010年正式进入ZB时代，预计到2020年，全球将总共拥有35ZB的数据量。二是数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据等。三是价值密度低，商业价值高。四是处理速度快。在海量的数据面前，处理数据的

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效率就是企业的生命。大数据将为人类的生活创造前所未有的可量化的维度，并成为新发明和新服务的源泉。

2.大数据是企业发展的原动力

数据规模越大，处理的难度也越大，但对其进行挖掘可能得到的价值更大，这就是大数据热的原因。首先，可以了解员工的需求、诉求和意见。其次，企业的信息系统源源不断产生大量数据。所谓大数据，简而言之就是巨量资料、海量资料，所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，企业将得到更多的机会发挥科学技术对社会发展的巨大推动作用。大数据时代的悄然来临，国际国内的众多企业纷纷从中获利，大数据自身的技术优势让企业走出了传统的决策模式，进一步掌握了“数据驱动的决策方法”，从而使得企业的决策更加趋向于“科学化、合理化”。

3 大数据时代下的企业档案管理

大数据不同于现有的档案信息化工作，大数据档案的管理是档案工作者面临的新课题。档案人员应认清大数据时代给档案管理带来的挑战与机遇，主动分析，更好地为企业“存史、资政、惠民”服务。

1.大数据时代给档案管理工作带来的挑战包括以下几个方面：

（1）档案学管理理论的革新。正如信息化时代挑战了纸质时代的来源原则、文件生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等等革新的理论。在大数据时代，新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将进一步发展。

（2）档案信息资源管理的挑战。从纸质档案到档案信息化再到大数据时代，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段、工具难以满足大数据时代的档案信息资源管理。在大数据时代，档案信息泛滥，如何实现档案数据长期可读性、安全性、可靠性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案管理工作面临的新挑战。 （3）档案业务环节的挑战。从档案的收集、整理、鉴定、归档、利用环节来看：在传统管理方式下，“收”是交接；“管”是手工的管理、查询；“用”是被动的提供利用服务。在计算机时代，“收”主要是部门移交与系统推送部分电子文件相结合，“管”主要是电脑代替手工劳动，“用”是利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发。在大数据时代下，“收”将是数据实时的、自动归集，“管”将采用云平台存储、计算、分析，“用”则是分析、发现与预测，为社会、企业创造价值。

2.大数据时代的档案管理工作新的机遇：

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（1）大数据的理念给海量档案信息资源管理带来了机遇。传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面，从原来的以“页”“米”为统计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。快速增长的海量档案数据必须基于云计算平台上建设云档案系统，实现计算资源、存储资源的动态扩展。

（2）大数据的应用给档案数据挖掘带来了机遇。档案系统中除了大量的文档外，还有海量数据，并且数据利用的效果远大于文档利用效果。对海量数据进行整理、分类、关联性分析数据之间的关系，提高档案信息资源的价值，将“死档案”变成“活信息”，为企业决策提供参考。

（3）大数据给档案管理系统的功能和技术的扩展带来了机遇。大数据时代催生的云计算技术对存储资源进行动态扩展、按需分配。这给档案管理系统的可扩展性带来了机遇，档案管理系统需要基于云计算的架构设计，动态增加计算资源、存储资源，满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低系统投资及维护成本。

（4）在大数据时代提升档案管理价值。大数据时代不是一个趋势，而是一个不折不扣的现实。企业在日常的管、产、供、销、运、营、储等经营活动中产生了越来越多的电子文档信息，同时企业还要与时俱进的获得满足企业发展的信息多样化、高效化、个性化、专业化的需求，企业海量数据越聚越多，企业的大数据作为企业原始档案新的载体和形态，电子文件与传统的纸质档案资料一脉相承。基于对企业的大数据的挖掘为档案管理部门实现网络信息服务，而且利用大数据信息处理技术，全方位的实现档案信息智能检索服务、档案信息定制与定题服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等智能化、个性化、精品化的服务，传统纸质档案将彻底颠覆档案管理工作中所存在的诸多弊端，从而将档案管理事业推向又一个全新的发展高度。

大数据时代已经来临，档案工作者要更好地利用大数据无可比拟的信息技术处理优势来提升档案管理价值，彰显档案行业优势。企业可从以下四个方面实现档案价值的提升：一是支持各级各类档案决策管理；二是优化各级各类档案信息资源；三是拓展档案信息服务方式，提高服务质量；四是支持档案未来发展。

大数据时代对档案管理工作既是挑战更是机遇，大数据是档案管理无法回避的课题，档案人员只有努力跨越这道坎，才能更加突显档案人员的价值，在大数据时代下的档案管理事业中大放异彩。 参考文献

1.《论国家记录与档案管理信息基础设施》李海军。 2.《中国档案》2013年第9期。

3.《中国档案报》2013年11月29日 总第2540期 第二版。

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