浙江联航电子科技有限公司 文件控制程序 版本/修订状态：B/0
文件控制流程图
责任单位 综合部 质量部 职能部门 起草、修改/换版 管理体系文件 流程描述 备注 文件分类 记录 记录控制程序 记录按《记录控制程序》执行 N 职能部门主管 审核 Y N 职能部门主管 质量部 管理者代表 签字 Y N 修 改意见 审定 Y 批准 Y N 综合部 职能部门 各 部 门 列入清单、发放、收回作废文件 接收 运行 质量部 文件评审 Y N 1/5
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1. 目的
对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各相关场所使用有效文件。 2. 适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。 3. 职责
3.1质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。
3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、
签字，质量部审定，管理者代表批准。
3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部
审定，管理者代表批准。
3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准操作卡》、
《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并由部门主管领导审核批准。 3.5各部门设兼职文件管理员，负责本部门文件和资料的管理工作。 4. 工作程序和要求 4.1文件的分类 4.1.1受控文件
凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：
a. 质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。 b. 管理文件：如制度等。
c. 技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
d. 外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。 4.1.2非受控文件
凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。 a. 盖 “非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。
b. 因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。
c. “非受控”文件，更改不通知，作废不回收。 4.1.3文件管理
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a. 质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。 b. 技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。
c. 外来文件由各相关部门接受后进行识别，对需执行的文件按受控文件进行控制和管理。
d. 各相关部门文件由各部门进行控制和管理。 4.2 文件编号 4.2.1 质量手册
LH / QM – 001 – B B版 文件顺序号 质量手册 组织简称 4.2.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准
LH / ×× — ×××
文件顺序号 文件代号 组织简称
文件性质规定编码如下：程序文件-QP；管理文件-GL；支持性文件-WI；外来文件-WL。 4.2.3用修订状态作为文件每页的修改标识，用0，1，2，„„，9等十位阿拉伯数字顺
序表示，初始为0，中间不允许有空号。（技术文件按技术文件管理规定执行） 4.2.4文件版本用A，B，„„，Z等二十六位英文大写字母顺序表示，初始为A，中间
不能有间隔。 4.3文件编制与审批
4.3.1质量手册由质量部组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。
4.3.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准由各职能部负责编制、审核，质量部或综
合部审定，管理者代表批准发布实施。
4.3.3文件编制后，填写《文件审批》，履行审核、审定、批准发布手续。 4.4文件的发放与接收
4.4.1发放：文件下发时，要加盖红色文件“受控章”，填写《收文登记簿》，发至使用点，
确保文件受控，且每个使用点都能得到相应的有效文件。
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4.4.2接收：各单位文件管理员负责文件的签收、登记。
4.4.3管理：综合部对发放的文件建立《受控文件清单》，对文件进行动态管理。 4.5文件的修订、换版及销毁
4.5.1文件的修订及换版由综合管理部执行。
4.5.2管理文件需修改/换版时，由文件的编制者填写《文件修改/换版通知单》，履行原
审核、会签手续后，由质量部审定，管理者代表批准后实施。
4.5.3综合部对修改/换版的管理文件下发《文件修改/换版通知单》及修改后的文件，在
《受控文件清单》中删除原有相应文件。
4.5.4技术文件的更改填写《技术通知单》，具体执行《技术文件管理规定》。 4.5.5各单位在收到新修改的文件后，及时查看对应的《文件修改/换版通知单》。 4.5.6作废管理文件收回后，综合部填写《文件销毁记录》记载收回文件的去向和处理方
式。 4.6文件的保管
4.6.1部门文件管理员要把文件分类，并按一定的规则放置，以便迅速查找及核对。 4.6.2生产现场的文件摆放位置及方式，在不影响操作、抬头即可见到的原则下，由相关
部门确定，文件使用人员执行。
4.6.3文件应妥善保管，未经授权，任何人不得擅自标识、涂改和复印，并防止污染和损
坏。
4.6.4影响使用的破损文件，由文件使用负责人到文件发放部门更换相同版本相同编号的
文件，破损文件收回。
4.6.5外来文件包括标准、顾客提供的工程图样、法律法规，获得外来文件的部门要对文
件的有效性及适用性进行识别，识别后的有效、适用文件要受控，其审批、发放、变更、回收，按受控文件进行管理。
4.6.6顾客提供的新工程规范文件，要在5个工作日内完成评审和审批，要在两个工作周
内完成更改，发放和实施，包括影响生产件批准的文件更改或更新并记录生产实施的日期。
4.6.7文件使用人调离岗位，应及时与新调入人员进行文件交接，并到综合管理部办理交
接手续。
4.6.8收回的作废文件一律无痕销毁处理。若作为资料或其它目的需保留的任何作废文
件，文件管理员《文件销毁记录》“备注栏”中做好记录后加盖“作废参考”章, 由文件需要部门自行管理。
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4.7文件评审、换版
由于组织机构、产品结构重大调整等因素导致管理体系发生变化时，综合管理部及时组织对现行文件适用性进行评审，必要时按以上相关条款进行修订或换板。 4.8记录的管理
记录是特殊形式的文件，按《记录控制程序》进行控制。 5. 相关文件目录
5.1《记录控制程序》 5.2《技术文件管理规定》 6. 相关记录及保存期
6.1 《受控文件清单》 6.2 《文件审批》 6.3 《文件修改/换版通知单》 6.4 《文件销毁记录》 6.5 《收文登记簿》
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保存期五年 长期保存
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