XX有限公司
法人授权委托管理办法
第一章总则
第一条为规范XX有限公司(以下简称XX有限公司)法人授权委托管理,严格法人授权委托程序,依法维护XX有限公司的合法权益,制定本办法。
第二条本办法所称法人授权委托是指XX有限公司在一定权限范围内,授予特定人员代表XX有限公司在办理指定事务过程中做出特定法律行为的权利。
XX有限公司在各部门、分支机构、子公司职责权限中所做的授权,以及任命人员时所做的职务授权,不属于本办法所称的法人授权委托,不适用本办法的规定。
第三条X X有限公司法人授权委托一律采用向被授权委托人签发书面法人授权委托书的形式(具体样式见附件1,对于项目投标业主有明确授权委托书形式的除外)。法人授权委托书是被授权委托人获得所授权利的证明性法律文件。
第四条在处理下列事务时,应当按照本办法办理法人授权委托手续:
(一)合同事务,即以XX有限公司名义对外签订合同(包括各类合同或协议、补充合同或协议、备忘录、意向书等);
(二)股东事务,即XX有限公司委派发起人代表、出资人
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代表或股东代表参加XX有限公司所投资公司股东会议并参加表决、签署发起人协议、股东(大)会决议、公司章程等法律文件;
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(三)诉讼、仲裁事务,即XX有限公司作为诉讼或仲裁当事人,委派代表参加诉讼或仲裁程序;
(四)公司(企业)登记事务,即代表XX有限公司办理XX有限公司所投资公司或企业的登记注册、变更、解散等事宜;
(五)产权登记事务,即代表XX有限公司办理XX有限公司所有的土地、房产及其他资产的产权登记和变更等手续;
(六)根据国家法律、法规规定或XX有限公司需要,应当办理法人授权委托的其他事项。
第五条X X有限公司法人授权委托坚持一事一授的原则。根据工作需要,对在一年内将多次发生的具有同一性质和内容,但发生的额度、时间、对方当事人尚不明确的合同签署事项和其他事项,可以办理年度概括性法人授权委托;对在一个项目内将多次发生的,额度、时间、对方当事人尚不明确的合同签署事项和其他事项,可以办理项目概括性法人授权委托。但应严格控制,加强审核。
第六条X X有限公司法人授权委托书应载明以下内容:
(一)被授权委托人姓名、职务;
(二)授权委托权限;
(三)授权委托期限;
(四)XX有限公司印章及法定代表人签字。
第七条X X有限公司法定代表人在有关法律法规和XX有限公司章程允许的范围内,有权代表XX有限公司处理上述事务,无需办理授权委托手续。
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第八条X X有限公司法律事务机构是法人授权委托的归口管理部门,负责对法人授权委托的合法性进行审核,办理法人授权委托手续。
XX有限公司法人授权委托书实行统一制作、统一登记、统一管理。其他部门、个人不得自行印制和办理XX有限公司法人授权委托书。
第九条未取得法人授权委托书的,不得代表XX有限公司在合同、章程、决议、证明或其他法律文件上签字或加盖XX有限公司公章,不得代表XX有限公司办理第四条所列相关事务。
第二章办理程序
第十条办理法人授权委托由负责授权委托事项的XX有限公司部门(以下简称申办部门)向法律事务机构提出申请,经法律事务机构审核通过后提交给法定代表人审批。申办部门应当严格审查授权委托事项,保证授权委托事项的合法性、真实性、可行性。
第十一条申办部门应当确定授权委托事项的类别,合同签署授权委托事项,应依据本办法和《XX有限公司合同管理办
法》的规定填写《XX有限公司合同审核及合同签署法人授权委托申请审批表》,在办理合同审核批准程序的同时办理授权委托审批程序。
除年度和项目概括性法人授权委托以外的其他授权委托事项填写《XX有限公司法人授权委托申请审批表》(见附件2),在申请审批表上写明被授权委托人姓名、职务、授权委托事项及权限、授权委托期限等内容,由申办部门领导审核并签署意见。
第十二条申办部门提出办理申请时应当提供以下文件:
(一)签订合同、协议的,应提供准备签订的合同、协议、备忘录的正式文本;
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(二)参加发起人会议、出资人会议或股东(大)会的,应当提供XX有限公司同意参加会议的批准文件或正式文件;
(三)参加股东(大)会、发起人会议、出资人会议需要表决的,应当提供XX有限公司批准或同意表决事项的文件;
(四)XX有限公司领导对相关事项的批示文件;
(五)其他根据需要应当提供的文件。
所提供的文件不符合要求的,法律事务机构可要求申办部门补充和修改有关材料。
第十三条合同事务与股东事务授权委托期限一般为十天时间,最长不得超过一个月。公司(企业)登记事务与产权登记事务授权委托期限一般为一个月,但最长不得超过三个月。
诉讼仲裁事务授权委托期限可以根据授权委托事项的具体情况确定,但应当对结束时点做出明确规定。
其他法人授权委托期限根据授权委托事项的具体情况确定,但最长不得超过六个月。
第十四条授权委托事项涉及其他部门的,申办部门应将申请审批表送有关部门审核并签署意见。
第十五条经有关部门会签、审核同意后,申办部门应当至少在办理授权委托事项之日前五个工作日向法律事务机构提交授权委托申请审批表及所附文件。
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第十六条法律事务机构负责对申请审批表填写内容的完整性进行审核,同时对授权委托事项、所附合同、协议、章程等法律文件进行合法性审核,并提出修改意见。
第十七条合同签署事项在办理合同审批程序的同时办理《法人授权委托书》;其他事项经主管授权委托事项的公司领导审核并签署意见后,由XX有限公司法定代表人审核、批准并签署《法人授权委托书》。
第十八条XX有限公司公章管理部门在XX有限公司法定代表人签署的《法人授权委托书》上加盖XX有限公司公章后,交由法律事务机构向申办部门发放。
法人授权委托书可根据授权事项办理需要一式多份,除一份由法律事务机构存档外,其他可以交由被授权委托人使用、保管或提交对方当事人。
第十九条因情况紧急或其他特殊情况,无法在办理授权事项之日前取得法人授权委托书的,申办部门应当请示XX有限公司法定代表人并征得其同意后,先行办理授权事项。申办部门应将相关情况告知法律事务机构。授权事项办理之日后五个工作日内,申办部门应当向法律事务机构提交法人授权委托申请审批表及所附文件,补办授权委托。
第二十条年度概括性法人授权委托仅对授权委托事项做出概括性表述,但应明确授权委托代理权限。年度概括性法人授权委托的申办部门应当根据本部门工作需要于每年1月底前填写《XX有限公司年度概括性法人授权委托申请审批表》(见附件3),详细说明申请理由、拟授权委托事项的性质、范围、预计可能发生合同的总额度以及可能涉及的对方当事人范围,并附主管领导意见。年度概括性法人授权委托的授权委托代理期限从每个年度的1月1日起计算,至该年度的12月31日止。
第二十一条项目概括性法人授权委托仅对授权委托事项做出概括性表述,但应明确授权委托代理权限。项目概括性法人授权委托的申办部门应当根据工作需要于项目启动前填写《XX有限公司项目概括性法人授权委托申请审批表》(见附件4),
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详细说明项目名称、项目启动时间及预计终止时间、申请理由、拟授权委托事项的性质、范围、预计可能发生合同的总额度以及可能涉及的对方当事人范围,并附主管领导意见。项目概括性法人授权委托的授权委托代理期限从该项目启动时起计算,
至该项目终止时止。
第三章使用与管理
第二十二条法人授权委托书只限被授权委托人本人在办理授权事项时使用,不得涂改、转借、转委托或代作他用。在文本上有任何修改、涂改痕迹的法人授权委托书无效。
第二十三条法人授权委托书只在载明的授权委托期限内有效,被授权委托人应当在授权委托期限内办理授权委托事项。授权委托期限内没有办理完毕授权委托事项的,被授权委托人及申办部门应当告知法律事务机构。
第二十四条被授权委托人及申办部门应当保证根据授权委托所正式签署的合同、协议、章程、决议、文件等与提交审核的文件保持一致,但不涉及权利义务的个别文字改动除外。如需要对授权委托签署的合同、协议、章程、决议、文件的内容进行涉及权利义务的改动,或需要修改法人授权委托书内容的,应重新办理法人授权委托书。
第二十五条被授权委托人及申办部门应当在授权委托事项办理完毕后十个工作日内,将根据授权委托正式签署的合同、协议、章程、决议、文件等原件一份交法律事务机构存档,无原件的,应提交一份复印件。
第二十六条被授权委托人及申办部门应当妥善保管、使用法人授权委托书,如发生遗失、毁损应立即报告公司主管领
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导和法律事务机构,并由公司主管领导决定是否登报声明相关授权委托书作废。发生法人授权委托书遗失、毁损后,被授权委托人须继续办理授权委托事项的,应补办授权委托书。
第二十七条法律事务机构每年度第一季度将上年度已办结的法人授权委托书及所附由法律事务机构保存的文件,按XX 有限公司档案管理的有关规定交档案管理部门存档。
第四章监督检查与法律责任
第二十八条法律事务机构应不定期地对授权委托办理和法人授权委托书使用情况进行检查监督,发现问题及时提出纠正意见。
第二十九条未取得法人授权委托书即办理授权委托事项,情节严重的,对被授权委托人及申办部门进行通报批评。
第三十条未取得法人授权委托书、超越法人授权委托书的授权委托权限或授权委托期限已过期后做出的行为,未经XX有限公司追认的一律无效,由行为人本人承担责任。给XX有限公司造成损失的,应当赔偿XX有限公司所受到的全部损失,XX 有限公司根据情节轻重给予行为人处分。
第三十一条因保管不善使法人授权委托书遗失且造成损失的,应追究有关人员的责任。
第五章附则
第三十二条在XX有限公司经营管理活动中,直接承办业务的部门和工作人员应根据国家法律法规及XX有限公司规章制度的有关规定,要求对方当事人出具法人授权委托书,并对出具的授权委托书的授权委托范围、权限和有效期限进行审核。
第三十三条本办法由法律事务机构归口管理部门负责解释。
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第三十四条本办法自发布之日起施行。
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